Ücretsiz Keşif Görüşmesi ve Teklif Almadan Önce Hazırlık

Ücretsiz keşif görüşmesi nedir?

Ücretsiz keşif görüşmesi, ajansla markanın işe başlamadan önce ihtiyacı, hedefi ve kapsamı birlikte netleştirdiği, ücret ya da yükümlülük doğurmayan ilk toplantıdır. Amacı satış yapmak değil, doğru soruyu bulmaktır: hangi sorunu çözmek istiyorsunuz, kimlere ulaşmak istiyorsunuz, elinizde ne var ve hangi çıktıya ihtiyacınız var. İyi bir keşif görüşmesi sonunda taraflar aynı şeyi anlamış olur ve teklif bu ortak anlayışa dayanır. Marka Studio’da ilk keşif görüşmesi ücretsizdir ve yükümlülük doğurmaz; ardından kapsam yazılı hâle getirilir ve kalem kalem teklif verilir. Hazır fiyat listemiz yoktur, çünkü hiçbir iki proje aynı kapsamda değildir.

Keşif görüşmesinden önce neler hazırlanmalı?

Keşif görüşmesine hazırlık, görüşmenin verimini belirler; ancak eksiksiz bir belge gerekmez. Aşağıdaki liste, elinizde olanı toplamanız için yeterlidir:

1. Markanızın ve ürün ya da hizmetinizin kısa anlatımı.
2. Ulaşmak istediğiniz kişiler ve satış yapılan kanallar.
3. Çözmek istediğiniz sorun ya da ulaşmak istediğiniz hedef.
4. Elinizdeki mevcut kimlik dosyaları, site ve hesaplar.
5. Rakip olarak gördüğünüz ya da beğendiğiniz markalar.
6. Bütçe aralığı ya da en azından kabaca bir beklenti.
7. İstenen takvim ve varsa sabit tarihler (fuar, lansman).
8. Onay verecek kişi ya da kişiler.

Daha ayrıntılı bir belge hazırlamak isterseniz ajansa doğru brief nasıl hazırlanır? yazısındaki yapıyı kullanabilirsiniz; keşif görüşmesi için ise kısa bir not yeterlidir.

Keşif görüşmesinde hangi sorular sorulur?

Keşif görüşmesinde sorulan sorular üç gruba ayrılır: hedef, mevcut durum ve kısıtlar. Hedef sorularında ne başarmak istediğiniz ve bunu nasıl ölçeceğiniz konuşulur. Mevcut durum sorularında bugüne kadar ne denendiği, neyin işe yaradığı ve neyin yaramadığı öğrenilir. Kısıt sorularında bütçe, takvim ve karar süreci netleşir. Karşı taraf da ajanstan sorular sormalıdır: bu işi hangi ekip yapacak, benzer bir iş yaptınız mı, ölçümü nasıl raporluyorsunuz, hesaplar ve dosyalar kime ait olacak? Bu karşılıklı soru-cevap, işin baştan doğru kurulmasını sağlar.

Teklifte neler yazılı olmalı?

Teklif kalemi	Neden önemli?
Kapsam ve teslimler	Ne teslim edileceği belirsiz kalırsa sonradan ek ücret çıkar.
Süre ve takvim	Beklenti ve teslim tarihi ortak olur.
Revizyon hakkı	Değişikliklerin sınırı ve ücreti bilinir.
Ücret ve ödeme planı	Hangi kalemin ne zaman ödeneceği netleşir.
Reklam bütçesi	Ajans ücretinden ayrı gösterilmelidir.
Mülkiyet ve dosya teslimi	Kaynak dosya, hesap ve kullanım hakları kime ait olacak?
Ölçüm ve raporlama	Başarı hangi metrikle, ne sıklıkla raporlanacak?

Farklı ajansların tekliflerini karşılaştırırken yalnızca toplam tutara değil, bu yedi kalemin her birine bakın. Ücretlendirme modelleri için ajans fiyatlandırma modelleri yazımıza göz atabilirsiniz.

Görüşmeye kimler katılmalı?

Keşif görüşmesine kararı verecek ya da karara doğrudan etki eden kişilerin katılması en verimli seçenektir. Küçük bir işletmede bu genellikle sahibin kendisidir; kurumsal bir firmada pazarlama sorumlusu, satış yöneticisi ve varsa web ya da e-ticaret sorumlusu görüşmede bulunmalıdır. Karar vericinin görüşmede olmaması, ajansın aynı soruları ikinci bir toplantıda yeniden sormasına ve sürecin uzamasına yol açar. Ajans tarafında ise sunumu yapan kişinin işi yürütecek ekibi ya da en azından işin lideri olan kişiyi tanıtması beklenir.

Teklif kontrolünde sık yapılan hatalar

Teklifleri değerlendirirken en sık yapılan hata, tek satırlık toplam tutarları karşılaştırmaktır; iki teklif farklı kapsam içerebilir ve düşük görünen fiyat, kapsam dışı bırakılmış kalemler nedeniyle sonradan artabilir. İkinci hata, reklam bütçesini ajans ücretiyle karıştırmaktır; reklam bütçesi platformlara ödenir ve ayrı gösterilmelidir. Üçüncü hata, mülkiyet maddesini atlamaktır; kaynak dosyaların, sitenin ve reklam hesaplarının kime ait olacağı yazılı olmalıdır. Dördüncü hata, ölçümün nasıl raporlanacağını sormamaktır. Bu dört noktayı sormak, hangi ajansla çalışırsanız çalışın sürprizleri belirgin biçimde azaltır. Seçim kriterlerinin tamamı için reklam ajansı nasıl seçilir? yazımıza bakabilirsiniz.

Hizmet talebi formu nasıl doldurulur?

Hizmet talebi formu, keşif görüşmesinden önce ihtiyacı kısaca iletmenin en hızlı yoludur. Formda hangi hizmetlerle ilgilendiğinizi, projenizin kısa tanımını, tercih ettiğiniz takvimi ve iletişim bilgilerinizi belirtin; ayrıntılı belge gerekmez. Ne kadar net yazarsanız ilk görüşme o kadar verimli geçer. Hangi hizmetin size uygun olduğundan emin değilseniz, sorununuzu kendi kelimelerinizle yazmanız yeterlidir; doğru hizmet birlikte belirlenir. Hızlı bir başlangıç için hizmet talebi sayfasını ya da doğrudan teklif sayfasını kullanabilirsiniz. Tüm hizmetler için hizmetler sayfasına bakabilirsiniz.

Teklif sonrası süreç nasıl işler?

Teklif kabul edildikten sonra süreç genellikle dört adımda ilerler: kapsamın ve takvimin yazılı onayı, işin başlatılması için gereken bilgi ve dosyaların paylaşılması, ilk çıktının sunumu ve geri bildirim turu, ardından teslim ve ölçüm. Her aşamada tek bir muhatabınız olmalı ve onay noktaları önceden belirlenmelidir. Teklifi kabul etmeden önce sormanız gereken son soru, işin bitiminde neyin size teslim edileceğidir; kaynak dosyalar, hesaplar ve kullanım hakları burada netleşir. Marka Studio’da bunlar teslimde müşteriye geçer.

İlk çıktı sunumunda geri bildirimin toplu ve yazılı verilmesi süreci hızlandırır; parça parça ve sözlü geri bildirimler hem ajansı hem sizi yavaşlatır. Geri bildirimi tek bir kişinin toplayıp iletmesi revizyon turlarını kısaltır, takvimi korur ve iki taraf için de neyin değiştiğini izlenebilir kılar.

Özet

Ücretsiz keşif görüşmesi, işe başlamadan önce doğru soruyu bulmanın ve teklife sağlam bir zemin hazırlamanın yoludur. Kısa bir hazırlık, yedi kalemli bir teklif kontrolü ve net bir hizmet talebi, süreci hızlandırır ve sürprizleri azaltır. Başlamak için hizmet talebi bırakabilir ya da iletişim sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz.

İlgili okuma: Ajansa Doğru Brief Nasıl Hazırlanır?, Ajans Fiyatlandırma Modelleri ve hizmetler sayfamıza da göz atabilirsiniz.